Verfahrensverzeichnis (VVT) - ein Muss, welches hilfreich ist und Sicherheit schafft!

Haben Sie als Unternehmer, Gewerbetreibender, Verantwortliche Stelle sich schon einmal bewusst mit den Unternehmensaktivitäten, den Prozessen, den Verarbeitungstätigkeiten Ihres Betriebes auseinandergesetzt?

Nicht nur, dass ein hervorragendes Optimierungspotential für betriebliche Abläufe in der Erstellung und Pflege eines Verfahrensverzeichnisses besteht, es werden in einem Zuge auch noch rechtlich notwendige Voraussetzungen zum Datenschutz erfüllt.

Ein Verfahrensverzeichnis, kurz VVT (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), ist ein nicht zu unterschätzendes Hilfsmittel, sozusagen ein Werkzeug, im unternehmerischen Alltag.

Nutzen eines VVTs

1. Schafft Klarheit über eine Vielzahl von Betrieblichen Abläufen

2. Dokumentiert Abläufe

3. Informiert über Aufbewahrungs-, bzw. Löschfristen

4. Hilft bei der Umsetzung und Sicherstellung von DSGVO-Vorgaben

5. Reduziert Gefahren und hilft eventuelle Datenschutzvorfälle besser zu meistern und Bußgeldbescheide zu verhindern

Allerdings ist es mit der einmaligen Erstellung eines VVTs, vor allen Dingen nicht ohne die notwendige Sorgfaltspflicht, dann leider nicht getan, denn schnell tun sich Fehler auf!

Was kann passieren?

1. Sie erstellen Ihr VVT unvollständig

2. Sie verwenden eine falsche Rechtsgrundlage (Diese ist ein wesentlicher, unabdingbarer Bestandteil eines VVTs)

3. Ihr einmal mühsam erstelltes VVT, ist nicht mehr aktuell

Was kann dagegen unternehmen werden?

An erster Stelle sei empfohlen sich im Rahmen der DSGVO-Erfüllung umfassend über das Thema Verfahrensverzeichnis zu informieren und sich am besten einer professionellen Beratung oder Unterstützung zu bedienen!

Und dann steht natürlich die Frage, besser gesagt Anforderung einer regelmäßigen Pflege und Kontrolle auf Aktualität im Raum. Auch hier macht es Sinn sich fachkundig begleiten und ggf. auch auditieren zu lassen.

Sprechen Sie uns gerne an redaktion(at)shk-journal.de